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Les frais de débours en freelance : ce qu’il faut savoir

Les frais de débours peuvent sembler compliqués à comprendre lorsque l’on débute en freelance. Mais ne t’inquiète pas, je vais tout t’expliquer de manière simple et concise.

Qu’est-ce que les frais de débours ?

Imagine que tu achètes une chocolatine pour un ami et qu’il te rembourse exactement le montant que tu as dépensé. Eh bien, c’est un peu la même chose avec les frais de débours en freelance. Tu avances les frais pour ton client et il te rembourse par la suite.

Prenons un exemple concret pour mieux comprendre. Imaginons que tu sois charpentier et que ton client souhaite une poutre en bois japonais. Tu as deux options : soit tu achètes la poutre et tu la revends avec ta marge, soit tu l’achètes au nom de ton client et il te rembourse exactement le montant.

La deuxième option, c’est ce qu’on appelle les frais de débours. Tu avances les frais pour ton client et il te rembourse par la suite. L’avantage de ces frais, c’est qu’ils ne sont pas pris en compte dans ton chiffre d’affaires et donc tu n’as pas à les déclarer à l’URSSAF.

Quelle est la règle à respecter ?

Les frais de débours obéissent à une règle assez stricte : les frais doivent être engagés au nom et pour le compte du client. Cela signifie que tu dois avoir une facture du fournisseur ou du prestataire au nom de ton client, et que le bien ou service doit profiter directement à ton client.

Quels frais peuvent passer en débours ?

Maintenant que tu as compris la règle, tu te demandes sûrement quels frais peuvent passer en débours. Voici une liste non exhaustive des frais qui peuvent éventuellement passer en débours :

  • Les frais de transport : le billet peut être à ton nom si la facture est au nom de ton client.
  • La sous-traitance : si tu travailles avec un autre freelance sur une mission.
  • L’hébergement : si la facture est émise au nom de ton client.
  • Les marchandises achetées et cédées : tu achètes un produit pour ton client, qui le gardera.

Tant que tu arrives à faire éditer une facture au nom de ton client, alors tu peux faire passer cela en frais de débours.

Il est important de noter que certains frais comme le carburant, les péages ou la restauration peuvent être difficiles, voire impossibles, à faire passer en frais de débours. Il faut donc faire preuve d’un certain formalisme pour les autres frais.

Comment procéder pour les frais de débours ?

Pour les frais de débours, il est nécessaire de suivre certaines étapes :

  • Rédaction d’un mandat de débours : il s’agit d’un contrat écrit entre toi et ton client, qui permet d’avoir son accord pour engager des frais en son nom.
  • Achat du produit ou service avec une facture au nom du client.
  • Facturation finale à ton client en incluant les frais de débours.
  • Délivrance de la facture finale et de la facture du fournisseur ou prestataire.
  • Paiement de ta facture finale (qui comprend les frais de débours) par ton client.
  • Déclaration du montant facturé à l’URSSAF, sans prendre en compte les frais de débours.

Il est important de respecter ces étapes pour éviter tout problème.

Pour te donner un exemple concret, imaginons que tu sois plombière et que ton client ait besoin d’une pièce coûteuse (200 €) sur laquelle tu ne souhaites pas faire de profit.

Ta prestation coûte 150 €. Tu devras rédiger un mandat de débours, aller voir ton fournisseur, acheter la pièce au nom de ton client et lui demander une facture. Ensuite, tu factureras ton client de 350 € (150 € de prestation + 200 € de frais de débours). Ton client te fera un virement de 350 € et tu ne déclareras que les 150 € à l’URSSAF.

Sous-traitance et frais de débours

Si tu travailles avec un autre freelance sur une mission, le principe est le même. Il faudra demander à ton prestataire de faire une facture au nom de ton client. Ton client recevra donc deux factures, mais il ne règlera que la tienne, qui inclut les frais de débours. Il est important de ne pas « cacher » le prix de ton prestataire à ton client.

Frais de débours et note de frais : quelle différence ?

Les frais de débours sont à distinguer des notes de frais. Les frais de débours concernent les avances que tu fais pour le compte de ton client, tandis que les notes de frais sont utilisées par les salariés pour demander le remboursement de leurs dépenses à leur entreprise.

En tant que freelance, tu ne peux pas utiliser les notes de frais, mais tu peux utiliser les frais de débours.

Côté comptabilité, que faire ?

Tu n’as pas à indiquer le montant des frais de débours sur ton livre de recettes. Tu peux le faire si tu le souhaites, mais précise que ce sont des frais de débours. Concernant la TVA, si tu ne factures pas la TVA, tu n’as pas à ajouter 20 % sur le prix d’achat du produit.

Les frais de débours sont un moyen simple et pratique pour avancer les frais pour ton client et te faire rembourser par la suite. Respecte les règles et les étapes nécessaires pour éviter tout problème. Les frais de débours peuvent être un avantage pour toi en tant que freelance, car ils ne sont pas pris en compte dans ton chiffre d’affaires. Alors n’hésite pas à les utiliser lorsque cela est possible.

J’espère que cet article t’a été utile et t’a permis de mieux comprendre les frais de débours en freelance. N’hésite pas à me poser des questions si besoin. Bonne continuation dans ton aventure en freelance !

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